Est-ce que je peux recevoir une copie de chaque message envoyé

Points clés
• Réception instantanée de chaque message client
• Suivi facilité pour votre équipe commerciale ou réception
• Sécurisation des demandes importantes (événements, séjours)
• Aucune soumission manquée grâce aux alertes email

Activer la réception d’une copie de chaque message envoyé via vos formulaires est un excellent moyen pour votre hôtel de garantir une prise en charge rapide des demandes. Chaque soumission génère alors un email automatique envoyé à l’adresse de votre choix, permettant de garder un œil sur toutes les interactions sans devoir consulter l’interface d'administration en permanence.

Une configuration simple vous permettra d’assurer un suivi fluide, idéal pour une équipe marketing ou réception disponible à tour de rôle.

Comment activer la réception d’une copie des messages

Dans votre interface d’administration, chaque formulaire dispose d’un paramètre dédié aux notifications email. Vous pouvez y définir une ou plusieurs adresses qui recevront automatiquement une copie de chaque soumission.

Pour activer l’envoi :

1. Accédez à l’espace d’administration.
   
   
2. Ouvrez l’onglet dédié aux formulaires.
   
   
3. Sélectionnez le formulaire concerné.
   
   
4. Configurez l’adresse ou les adresses qui doivent recevoir les notifications.
   
   

Une fois les notifications activées, chaque message envoyé par un visiteur déclenche un email automatique contenant l’ensemble des champs remplis.

💡 Astuce : utilisez une adresse générique (ex. reception@votrehotel.com ou sales@votrehotel.com) afin de centraliser les demandes et garantir un suivi constant même en cas d’absence.

Vérifier la configuration des notifications

Si vous ne recevez pas les copies malgré l’activation, vérifiez les points suivants :
• l’adresse email est correctement orthographiée
• l’adresse ne se trouve pas dans vos spams
• le modèle d’email inclut bien tous les champs du formulaire
• aucune règle de filtre ne bloque l’arrivée des notifications

💡 Astuce : ajoutez l’adresse d’envoi des notifications à votre liste de contacts pour éviter tout blocage par vos filtres antispam.

Tester la réception d’une copie

Réalisez une soumission test depuis votre site pour confirmer que vous recevez bien l’email. Vérifiez que :
• tous les champs apparaissent correctement
• l’expéditeur est identifiable
• la copie arrive rapidement
• la mise en forme est lisible

💡 Astuce : faites un test supplémentaire après chaque ajout de champ personnalisé afin de vérifier que le nouveau champ remonte bien dans votre notification.

Optimiser la gestion des copies reçues

Pour éviter d’encombrer votre boîte mail, vous pouvez créer un dossier dédié dans votre messagerie et y transférer automatiquement les notifications. Cela permet à votre équipe de gagner du temps et de retrouver rapidement toutes les demandes clients.

💡 Astuce : si votre volume de demandes est important, envisagez une adresse email dédiée uniquement aux formulaires.

Conclusion

Oui, vous pouvez recevoir automatiquement une copie de chaque message envoyé via votre formulaire. En activant simplement les notifications email, votre hôtel assure un suivi optimal, rapide et organisé de chaque demande.